A A Cymraeg | English

Polisi Preifatrwydd

Mae IRM Cymru a Plant yng Nghymru wedi ymrwymo i amddiffyn eich data personol.  Byddwn ond yn anfon gwybodaeth atoch chi os bydd gennym eich caniatâd ac ni fyddwn byth yn gwerthu nac yn rhannu’ch gwybodaeth i gwmnïau marchnata.

Bydd IRM a Plant yng Nghymru bob amser yn prosesu unrhyw ddata personol yn gyfreithlon gan fod yn deg ac yn dryloyw am sut y gwnawn hynny.  Mae’r Polisi Preifatrwydd hwn yn dweud wrthych sut rydym ni, fel rheolydd data, yn casglu ac yn storio’ch data, pam mae arnom ei angen a’r hyn a wnawn gydag ef.

Os oes gennych unrhyw gwestiynau am ein Polisi Preifatrwydd, yr wybodaeth a dderbyniwch neu’r wybodaeth rydym yn ei phrosesu a’i storio, cysylltwch â’r:

 

Tîm Gwybodaeth

Plant yng Nghymru

25 Plas Windsor

Caerdydd

CF10 3 BZ

 

E-bost:             info@childreninwales.org.uk

Ffôn:                029 2034 2434

 

Pwy ydym ni?

Mae IRM (Mecanwaith Adolygu Annibynnol) Cymru yn cynnig proses panel adolygu annibynnol os yw’ch asiantaeth faethu neu fabwysiadu yn bwriadu peidio â’ch cymeradwyo neu derfynu’ch cymeradwyaeth, neu os ydych yn ofalwr maeth ac mae’ch asiantaeth yn bwriadu newid eich telerau cymeradwyo heb eich cytundeb.

Mae IRM yn cael ei gynnal gan Plant yng Nghymru.  Plant yng Nghymru yw’r corff ymbarél cenedlaethol dros gyrff ac unigolion sy’n gweithio gyda phlant, pobl ifanc a’u teuluoedd.  Mae Plant yng Nghymru yn elusen gofrestredig (1020313) ac yn gwmni cyfyngedig drwy warant (2805996).  Gallwch ddysgu rhagor am Plant yng Nghymru drwy fynd i’w gwefan (hyperlink http://www.childreninwales.org.uk/ )

Rydym yn argymell eich bod yn darllen Polisi Preifatrwydd Plant yng Nghymru hefyd.

 

Pa wybodaeth oes arnom ni ei hangen?

Fel mecanwaith adolygu annibynnol, bydd IRM ond yn prosesu gwybodaeth rydych wedi ei darparu neu wedi cytuno i ni ei chael.  Bydd hyn bob amser yn cynnwys eich enw, eich cyfeiriad a’ch manylion cyswllt.

Er mwyn i’n panel adolygu penderfyniad arfaethedig eich asiantaeth, bydd angen i ni gael gafael ar yr un wybodaeth mae’ch asiantaeth yn ei defnyddio.  Mae hyn yn debygol o gynnwys gwybodaeth am eich amgylchiadau personol a’ch cofnodion meddygol.

Byddwn ond yn casglu ac yn prosesu’r wybodaeth hon os ydych chi wedi rhoi’ch cydsyniad a byddwn bob amser yn ei phrosesu’n gyfreithlon ac yn ddiogel.

 

Pam y caniateir i IRM a Plant yng Nghymru brosesu’ch gwybodaeth bersonol?

Mae IRM Cymru yn cael ei gynnal a’i reoli gan Plant yng Nghymru.  O dan Ddeddf Diogelu Data 1998 a’r Rheoliad Cyffredinol Diogelu Data Mai 2018, mae Plant yng Nghymru yn gweithredu fel y Rheolydd Data ar gyfer IRM ac mae ganddo gyfrifoldeb cyffredinol dros brosesu a diogelwch eich gwybodaeth bersonol.

Mae IRM yn Rheolydd Data, sy’n golygu eu bod yn casglu ac yn prosesu’ch gwybodaeth.  Caniateir i Plant yng Nghymru ac IRM wneud hyn ar yr amod bod gennym reswm dilys, cyfreithlon dros wneud hynny.

 

Mae’r canlynol yn dangos y seiliau cyfreithiol mae IRM a Plant yng Nghymru yn dibynnu arnynt i brosesu’ch gwybodaeth bersonol.

Proses wirfoddol yw’r Mecanwaith Adolygu Annibynnol, sy’n cael ei chychwyn gennych chi.  Mae hyn yn golygu, ar bob cam y broses, y bydd arnom ni angen eich cydsyniad chi i gael a phrosesu’ch gwybodaeth bersonol.  Cewch dynnu’ch cydsyniad yn ôl ar unrhyw adeg yn ystod y broses.  Pe baech yn tynnu’ch cydsyniad yn ôl, bydd y broses adolygu yn dod i ben gan na fydd gennym eich cydsyniad i barhau ragor.

Pan fyddwch yn anfon cais am adolygu addasrwydd i fabwysiadu neu faethu, byddwn yn prosesu’ch data er mwyn:

  • Asesu addasrwydd eich cais. Mae hyn o fewn ein buddiant cyfreithlon i adael i ni asesu addasrwydd neu’ch cais am adolygiad.

Os bydd eich cais am adolygu yn llwyddiannus, byddwn yn prosesu’ch data er mwyn:

  • Adolygu penderfyniad eich asiantaeth. Byddwn yn dibynnu ar eich cydsyniad i gaffael a phrosesu’ch data personol yn gyfreithlon.  I adolygu penderfyniad eich asiantaeth, rydym yn gofyn am eich cydsyniad i gaffael yr holl gofnodion a data personol perthnasol a ddelir gan eich asiantaeth. Cewch dynnu’ch cydsyniad yn ôl ar unrhyw adeg (gweler yr adran Beth yw’ch hawliau chi isod).  Byddwn yn dibynnu ar eich cydsyniad ysgrifenedig i brosesu’ch data personol yn gyfreithlon.

Os ydych chi’n gweithredu fel cefnogwr ymgeisydd yn ystod gwrandawiad y panel, byddwn yn prosesu’ch data personol er mwyn:

  • Cofnodi’ch cytundebau cyfrinachol. Mae hyn o fewn ein buddiannau cyfreithlon i sicrhau bod yr holl wybodaeth sy’n cael ei datgelu mewn perthynas ag adolygiad unigol yn aros yn gyfrinachol.

Os ydych chi’n gweithredu fel cynrychiolydd eich asiantaeth yn ystod y broses adolygu, byddwn yn prosesu’ch data personol er mwyn:

  • Rhoi gwybodaeth i chi am ddyddiad, lleoliad ac amser cyfarfod y panel. Mae angen y prosesu hwn ar gyfer perfformiad y mecanwaith adolygu annibynnol.
  • Rhoi gwybodaeth berthnasol i chi mewn perthynas â chais yr ymgeisydd am adolygiad annibynnol o benderfyniad eich asiantaeth. Mae angen y prosesu hwn ar gyfer perfformiad yr adolygiad annibynnol.

Pan fydd cyfathrebu drwy gyfrwng e-bost neu ffôn, mae’n bosibl y cedwir cofnod o’r cyfathrebu hwn.  O dan yr amgylchiadau hyn, byddwn yn prosesu’ch data personol er mwyn:

  • Cofnodi amserlenni a hanes y cyfathrebu. Mae angen y prosesu hwn ar gyfer perfformiad yr adolygiad annibynnol ac yn sicrhau bod yr holl wybodaeth berthnasol a chyfredol ar gael i’r panel adolygu.

O dan Ddeddf Diogelu Data 1998 a’r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol 2018, Plant yng Nghymru yw’r ‘rheolydd data’ mewn perthynas â’r wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch chi.  Mae hyn yn golygu bod Plant yng Nghymru yn gyfrifol am gadw’ch gwybodaeth bersonol yn ddiogel ar bob adeg a, lle bo’n berthnasol, yn ei defnyddio dim ond mewn ffordd rydych wedi cytuno iddi. Mae IRM yn gweithredu fel y ‘prosesydd data’ am eu bod yn casglu, yn prosesu ac yn defnyddio’ch data.

 

Sut ydym yn cael gafael ar eich gwybodaeth bersonol?

Fel ymgeisydd, rydych yn gofyn am adolygiad annibynnol.  Mae hyn yn golygu mai chi sy’n darparu’r wybodaeth bersonol gychwynnol rydym yn ei phrosesu.  Os bydd eich adolygiad yn symud yn ei flaen, byddwn yn gofyn i chi ddarparu mwy o wybodaeth a llenwi ffurflen gydsynio.  Bydd y ffurflen gydsynio hon yn gadael i IRM gael gafael ar wybodaeth berthnasol ychwanegol mae ei hangen i gynnal yr adolygiad.

Fel cefnogwr ymgeisydd, bydd eich manylion cyswllt yn cael eu darparu i ni naill ai’n uniongyrchol oddi wrthych chi neu drwy gyfrwng yr ymgeisydd rydych yn ei gefnogi.  Byddwn dim ond yn prosesu’r wybodaeth sy’n cael eu darparu.

Fel aelod panel, mae’r holl wybodaeth bersonol rydym yn ei phrosesu yn cael ei ddarparu gennych chi neu os ydych wedi rhoi’ch cydsyniad i adael i IRM gael gwybodaeth ychwanegol.  Gallai hyn gynnwys tystlythyrau a gwrthdrawiadau buddiannau.

 

Beth ydym yn ei wneud gyda’ch gwybodaeth?

Caiff eich gwybodaeth ei phrosesu gan IRM a’i storio yn swyddfeydd Plant yng Nghymru yng Nghaerdydd.  Byddwn ond yn defnyddio’ch gwybodaeth os ydych chi wedi dweud y cawn ni a dim ond mewn ffordd rydych chi’n gwybod amdani.  Rydym yn gwneud yn siŵr bod eich gwybodaeth yn cael ei chadw’n ddiogel ac rydym yn gwirio’n rheolaidd i wneud yn siŵr ein bod yn gwneud hyn yn gywir.

Ni fyddwn yn defnyddio’ch gwybodaeth i wneud penderfyniadau awtomeiddiedig mewn perthynas â chi ac nid ydym byth yn rhannu nac yn gwerthu’ch gwybodaeth i gwmnïau marchnata.

Rydym yn defnyddio meddalwedd cyfrifiaduro yn y cwmwl i wneud ein gwaith, sy’n cael ei darparu gan Microsoft.  Mae eu data yn cael ei brosesu yn y DU. Gallwch chi glicio yma i weld ym mha ganolfannau data.

Mae’ch gwybodaeth bersonol yn cael ei rhannu ag aelodau’r panel sy’n cymryd rhan yn eich adolygiad.  Mae hyn yn ofynnol er mwyn cynnal yr adolygiad annibynnol.  Mae pob aelod panel yn llofnodi cytundeb cyfrinachedd.

 

Pa wybodaeth oes arnom ni ei hangen?

I ddechrau bydd angen i ni gael personol sylfaenol, a allai gynnwys eich enw, eich cyfeiriad, eich rhif ffôn a’ch cyfeiriad e-bost.

Os bydd eich adolygiad yn symud yn ei flaen, bydd angen gwybodaeth ychwanegol arnom ni.  Mae hyn yn debygol o gynnwys adroddiadau meddygol a chyfreithiol yn ogystal â holl adroddiadau a dogfennau’r asiantaeth sy’n berthnasol i’r achos.  Byddwn yn caffael yr wybodaeth hon oddi wrthych chi a’ch asiantaeth. Byddwn ni bob amser yn sicrhau eich cydsyniad cyn gofyn am wybodaeth oddi wrth eich asiantaeth ac os yw’n berthnasol, trydydd partïon eraill.

 

Am faint o amser byddwn yn cadw’ch gwybodaeth?

Byddwn yn cadw’ch ffeiliau achos a’r holl ddogfennaeth berthnasol am gyfnod o hyd at 18 mis.  Ar ôl y cyfnod hwn, mae’ch holl wybodaeth yn cael ei difa’n gyfrinachol.

O dan Reoliadau Adolygiad Annibynnol Penderfyniadau (Mabwysiadu a Maethu (Cymru)) 2010, mae’n ofynnol i ni gadw cofnodion cyfarfodydd panel a’r rhesymau dros yr argymhellion.  Caiff yr wybodaeth hon ei chadw am gyfnod o 5 mlynedd.

 

A fyddwn yn rhannu’ch gwybodaeth ag unrhyw un arall?

Ni fyddwn byth yn gwerthu nac yn rhannu’ch gwybodaeth i gwmnïau marchnata ac ni fyddwn byth yn marchnata unrhyw rai o’n gwasanaethau ni yn uniongyrchol i chi.

Er mwyn cynnal yr adolygu annibynnol, rhannwn wybodaeth bersonol ag aelodau’r panel, cynghorwyr a lle bo’n berthnasol, eich asiantaeth.   Mae’r holl wybodaeth bersonol yn cael ei rhannu a’i storio’n ddiogel.

Mae Plant yng Nghymru wedi ymrwymo i gadw’ch gwybodaeth bersonol yn ddiogel.  Pan fydd angen i ni ddifa hen wybodaeth argraffedig, gyfrinachol, gwnawn hyn yn ddiogel drwy gyfrwng cwmni rhwygo cyfrinachol allanol, Taclus Confidential.  Os hoffech chi gael gwybodaeth bellach am sut maent yn gwaredu’ch gwybodaeth yn ddiogel, cliciwch yma.

Hefyd mae’n ofynnol i ni gyhoeddi adroddiad blynyddol. Yn hyn, mae’r holl wybodaeth yn ddienw ac yn cael ei chyflwyno fel gwybodaeth ystadegol.  Mae hyn yn sicrhau nad yw unrhyw unigolion neu achosion yn cael eu hadnabod.

Os bydd datgeliad o gamdriniaeth plant yn cael ei wneud, bydd Plant yng Nghymru yn trosglwyddo gwybodaeth bersonol i’r sefydliad priodol, a allai gynnwys yr Heddlu neu’r Gwasanaethau Cymdeithasol.

 

Gwefan

Pan ddefnyddiwch wefan IRM, mae’r wybodaeth ganlynol yn cael ei chasglu’n awtomatig:

  • Dyddiad ac amser yr ymweliad
  • Cyfeiriad IP
  • Y math o borwr sy’n cael ei ddefnyddio
  • Y tudalennau yr ymwelwyd â hwy
  • Pa eitemau sy’n cael eu lawrlwytho

Bydd eich ymweliad â’n gwefan yn aros yn ddienw gan nad yw unrhyw ddata sy’n cael ei gasglu yn gysylltiedig ag unrhyw wybodaeth bersonol.  Bydd yn storio ac yn prosesu data personol dim ond os rhowch fanylion personol o’ch gwirfoddol drwy ffurflen neu ymholiad ar-lein.  Os gwnewch hyn, byddwn yn defnyddio’ch data personol dim ond at y dibenion y gwnaethoch ei roi.

Mae’r wybodaeth sy’n cael ei chasglu o’r wefan yn cael ei defnyddio dim ond i asesu tudalennau ac adnoddau lawrlwytho poblogaidd ac i ddatrys unrhyw broblemau gyda’n gweinydd.  Mae hyn yn ein helpu i wella’n gwefan a’ch profiad chi yn gyson.

Gall ein gwefan gynnwys dolenni â gwefannau eraill.  Nid oes gennym unrhyw reolaeth dros wefannau eraill ac nid ydym, felly, yn gyfrifol am eu cynnwys neu eu Polisïau Preifatrwydd nhw.  Rydym yn eich cynghori i ddarllen Polisïau Preifatrwydd gwefannau eraill cyn i chi eu defnyddio.

 

Polisi Cwcis

Ffeiliau testun bach yw cwcis sy’n cael eu gosod ar eich dyfais pan fyddwch yn ymweld â gwefan.  Fel arfer maent yn casglu ac yn storio’r wybodaeth a ddarparwch.  Er enghraifft, efallai bod eich cyfrinair neu’ch cyfeiriad wedi eu teipio i mewn yn barod am fod y cwcis ar y wefan honno’n eu cofio.

Mae IRM yn defnyddio cwcis ar ein gwefan.  Cliciwch yma i weld polisi cwcis IRM.

 

Trafodion ariannol

Pan fydd anfonebau’n cael eu talu trwy BACS (Gwasanaethau Clirio Awtomeiddiedig Bancwyr), rydym ni’n prosesu’r enw, cyfeiriad, enw’r banc, cod didoli, rhif y cyfrif a swm y taliad.  Mae’r wybodaeth hon yn cael ei phrosesu a’i storio’n ddiogel gan Plant yng Nghymru.

Cliciwch i weld Polisi Preifatrwydd BACS  https://www.bacs.co.uk/Pages/PrivacyPolicy.aspx

 

Beth yw’ch hawliau chi?

O dan y gyfraith diogelu data, mae gennych nifer o wahanol hawliau mewn perthynas â sut rydym ni’n defnyddio’ch gwybodaeth bersonol.  Mae’r gyfraith am pryd mae’r hawliau hyn yn gymwys, yr eithriadau i’ch hawliau a’n rhwymedigaethau ni yn gymhleth.  O ganlyniad, isod rydym yn rhoi crynodeb yn unig o’ch hawliau chi a’n rhwymedigaethau ni.  I weld rhagor o wybodaeth am eich hawliau, ewch i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO)

Eich hawl i fynediad i’ch data personol

  • Mae gennych yr hawl i ofyn i IRM Plant yng Nghymru a ydym yn prosesu’ch gwybodaeth neu beidio.
  • Mae gennych yr hawl i weld yr wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch. Ni chodir unrhyw dâl am hyn a phan gawn gais, byddwn yn rhoi copi o’ch data personol i chi cyn gynted â phosibl, ond bob amser o fewn 28 diwrnod.

Eich hawl i gael data personol wedi ei gywiro

  • Mae gennych yr hawl i ofyn i IRM neu Plant yng Nghymru gywiro’ch data personol os bydd yn anghywir neu’n anghyflawn.

Eich hawl i gael eich anghofio

  • Mae gennych yr hawl i gael eich data personol wedi ei ddileu ar yr amod:

–  Nad oes angen y data hwn arnom ragor mewn perthynas â’r rheswm y cafodd ei gasglu amdano

Neu;

– Ein sail gyfreithiol dros brosesu’ch gwybodaeth bersonol oedd cydsyniad ac rydych nawr yn tynnu’ch cydsyniad yn ôl.

Os bydd yr uchod yn wir, mae’n rhaid i IRM a Plant yng Nghymru ddileu’r wybodaeth bersonol.  Sylwch y gallwch dynnu’ch cydsyniad yn ôl ar unrhyw adeg, ond mae hyn yn golygu ei bod yn bosibl na fydd IRM yn gallu cynnal neu wneud cynnydd gyda’ch adolygiad annibynnol.

Eich hawl i gludadwyedd data

  • O dan rai amgylchiadau, efallai y bydd gennych yr hawl i ofyn i ni ddarparu copi electronig i chi o’ch gwybodaeth bersonol naill ai at eich defnydd chi eich hun neu er mwyn i chi ei rhannu â thrydydd parti. Pan fydd yr hawl hon yn gymwys, gallwch ofyn i ni drosglwyddo’ch data personol yn uniongyrchol i’r trydydd

Eich hawl i wrthwynebu

  • Mae gennych yr hawl i wrthwynebu ein bod yn prosesu’ch data personol pan:

–  Y sail i’n gwaith prosesu yw bod gennym fuddiant cyfreithlon mewn gwneud hynny, ond mae gwneud hynny’n cael effaith andwyol arnoch chi

Neu,

–  Rydym yn defnyddio’ch gwybodaeth bersonol at ddibenion marchnata uniongyrchol.

Pan ddigwydd hyn, mae gennych yr hawl i ofyn i ni roi’r gorau i brosesu’ch gwybodaeth bersonol.

Mae gennych yr hawl i gyfyngu prosesu

  • Mae gennych yr hawl i flocio prosesu’ch gwybodaeth bersonol. Os yw’n ofynnol i IRM neu Plant yng Nghymru gyfyngu sut rydym yn prosesu’ch gwybodaeth. Byddwn yn gallu ei storio, ond nid ei ddefnyddio.  Cawn gadw dim ond digon o wybodaeth amdanoch i sicrhau bod y cyfyngiad yn cael ei barchu yn y dyfodol.

Mae gennych yr hawl i dynnu’ch cydsyniad yn ôl

Pan seilir ein defnydd o’ch data personol ar eich cydsyniad, mae gennych yr hawl i dynnu’ch cydsyniad yn ôl.  Sylwch os ydych chi’n dymuno tynnu’ch cydsyniad yn ôl, mae’n bosibl na fydd IRM yn gallu cynnal neu wneud cynnydd gyda’ch adolygiad annibynnol.

Cewch dynnu’ch cydsyniad yn ôl yn y dulliau canlynol:

 

E-bostio, ffonio neu bostio’ch cais i dynnu’ch cydsyniad yn ôl i IRM:

 

IRM

E-bost:     jenny.mcmillan@childreninwales.org.uk

                   Fiona.probert@childreninwales.org.uk

Ffôn:       029 2034 2434 (dydd Llun i ddydd Gwener, 9am – 5pm) 

Post:          IRM yn Plant yng Nghymru, 25 Plas Windsor, Caerdydd, CF10 3BZ 

Ar ôl i ni dderbyn hysbysiad eich bod am dynnu’ch cydsyniad yn ôl, ni fyddwn yn prosesu’ch gwybodaeth chi bellach at y dibenion y gwnaethoch gytuno iddynt yn wreiddiol.  Sylwch, yn dibynnu ar ein seiliau cyfreithiol am brosesu’ch gwybodaeth, cawn brosesu’ch data o hyd at ddibenion gwahanol.

 

Pwyntiau cyffredinol am eich hawliau

  • Cewch wneud cais i ni i ymarfer unrhyw rai o’r hawliau a grynhoir uchod. Cewch wneud hynny dros y ffôn, drwy’r post neu e-bost.  Gweler y manylion cysylltu ar frig y dudalen.
  • Byddwn yn ymateb i’ch cais o fewn 28 diwrnod.
  • Mae’n bosibl y bydd gan IRM a Plant yng Nghymru yr hawl i wrthod cydymffurfio â’ch cais. Os felly, byddwn yn cysylltu â chi o fewn 28 diwrnod ac yn esbonio’n rhesymau.
  • Ni fydd IRM a Plant yng Nghymru yn codi tâl arnoch am ymarfer eich hawliau.

 

Manylion cysylltu IRM / Plant yng Nghymru

 

E-bost:      info@childreninwales.org.uk

Ffôn:       029 2034 2434 (Dydd Llun – ddydd Gwener, 9am – 5pm)

Post:          IRM yn Plant yng Nghymru, 25 Plas Windsor, Caerdydd, CF10 3BZ

Os dymunwch gwyno am sut rydym wedi trafod eich data personol, mae ein Gweithdrefn Gwyno ar gael ar ein gwefan.  Cliciwch yma i’w gweld http://www.childreninwales.org.uk/aboutus/policies/

Os ydych yn anfodlon ar ein hymateb neu os credwch nad ydym yn prosesu’ch data personol o fewn y gyfraith, gallwch gwyno i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO). https://ico.org.uk/concerns/

 

Hysbysu am Newidiadau

Os gwnawn newidiadau sylweddol i’n Polisi Preifatrwydd, byddwn yn postio’r rhain ar dudalen hafan ein gwefan.  Os bydd unrhyw rai o’r newidiadau hyn yn arwyddocaol neu os penderfynwn ddefnyddio’ch gwybodaeth bersonol chi mewn dull gwahanol, byddwn yn cysylltu â chi’n uniongyrchol fel y gallwch ddewis a gawn ddefnyddio’ch gwybodaeth yn y dull newydd hwn neu beidio.  Bydd gennych ddewis gwybodus bob tro am sut y defnyddiwn eich gwybodaeth bersonol.

Adolygir ein Polisi Preifatrwydd yn rheolaidd.  Cafodd ei adolygu diwethaf ym Mai 2018.